**Organización** Heartland Alliance International (HAI) **Página Web** **Puesto** Asistente Administrativo/a **Lugar de trabajo** 1x Cali **Tipo de contrato** A termino fijo **Duración de contrato** **Número de vacantes** 1 **General** Heartland Alliance International (HAI) es una entidad sin ánimo de lucro con sede principal en Chicago, EEUU. Fue creada con la misión de promover los derechos humanos y proveer servicios a comunidades que viven, en situaciones de alta vulnerabilidad, pobreza o en contextos de conflicto o violencia. HAI trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de HAI en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nível local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos. HAI actualmente implementa proyectos en cerca de una docena de países en América latina y el Caribe, África y el medio oriente. **Objetivo del Cargo** Apoyar la operación de la oficina de territorio, garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto. **Posición dentro de la Organización** La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero. Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Psicólogo-Coordinador, Psicólogo, Trabajador/a Social, Trabajadores Comunitarios). El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero. **Responsabilidades a Desarrollar** Las responsabilidades del cargo se basan principalmente en estos aspectos: - Apoyo general de orden administrativo y secretarial - Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.) según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas. - Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo. - Apoya a la Coordinadora en la planificación de reuniones y la agenda de la oficina de territorio. - Tramitar de solicitudes de viajes y anticipos y solicitudes pago por la plataforma Docusing - Gestiona la coordinación de conferencias, viajes, logística de eventos de Proyecto. - Responsable de la recepción de la oficina. Esto incluye estar pendiente de las personas que llegan y salen de las instalaciones, hacer registro de invitados y contestar llamadas, entre otros. - Coordinar los procesos administrativos para la adquisición de equipos, materiales de oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos). - Apoyar a los equipos programáticos y consultores en la ejecución de las actividades de proyecto. - Observar y mantener registros del proceso de adquisiciones para garantizar total transparencia. - Elaborar la lista de compra y gestionar la adquisición de productos de oficina, de aseo y consumibles. - Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización. - Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto, en el marco de sus funciones. **General**: - Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales; - Demás funciones o tareas que el equipo de HAI considere necesarias que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado. - Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia. . **Otros** - Realizar de informes cuando se requiere. - Mantener la confidencialidad con cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa. **Perfil requerido por la posición** **Educación** Bachillerato completo Tecnologia en area administrativa o contable **Se requiere obligatoriamente**: - Mínimo 2 años de experiência relevante en puesto similar; - Experiência trabajando en diferentes entornos interculturales. **Se valorará positivamente**: - Ser residente ya en la zona, particularmente con población afro-colombiana; - Dominio de la lengua inglesa (escrita, hablada y entendida). - Experiência en formación y capacitación con comunidades; - Experiência previa en trabajo en el ámbito de los derechos humanos y particularmente con pob