Ubicación: Bogotá, Colombia Tipo de contrato: puesto a tiempo parcial (3 días a la semana) Tamaño del equipo: ~15 personas Industria: Software y Consultoría Fecha de inicio: Lo antes posible Idiomas requeridos: Español (nativo o fluido), inglés (nivel profesional deseable, pero no es un requisito) Sobre el puesto Estamos buscando un(a) Asistente Administrativo(a) y de Oficina proactivo(a) y organizado(a) para unirse a nuestra oficina de Bogotá, compuesta por 15 personas. Tendrás un rol clave para asegurar el buen funcionamiento del lugar de trabajo, brindando soporte administrativo, gestionando el mantenimiento y la logística de la oficina, y contribuyendo a una experiencia positiva para empleados y visitantes. Responsabilidades principales Gestión de oficina e instalaciones - Gestionar compras diarias y semanales de insumos para la cafetería. - Mantener el inventario de la cocina y los equipos, asegurando limpieza y rotación de productos. - Supervisar la preparación de café y el suministro de agua potable para el equipo y visitantes. - Encargarse de la compra, inventario y distribución de artículos de papelería. - Supervisar al personal de limpieza, coordinar horarios y suministros, y garantizar que las áreas comunes se mantengan limpias y funcionales. Mantenimiento y coordinación con proveedores - Realizar revisiones periódicas de las instalaciones y equipos de la oficina. - Contactar a proveedores de mantenimiento, solicitar y comparar cotizaciones, y supervisar trabajos de reparación. - Gestionar garantías de equipos y coordinar mantenimientos sin afectar el trabajo de los empleados. Recepción y soporte administrativo - Recibir y asistir a visitantes y candidatos; gestionar tareas de recepción y coordinación de reuniones. - Atender llamadas, correos electrónicos y correspondencia general. - Organizar refrigerios y logística para visitas de ejecutivos o proveedores. - Asegurar la correcta organización y archivo de documentación según lo exige la normativa colombiana. Gestión de propiedad y arrendamiento - Coordinar con propietarios y administración del edificio temas relacionados con arriendo, facturas, parqueaderos y contratos. Soporte a empleados y protocolos de emergencia - Brindar apoyo ante consultas administrativas del equipo. - Mantener y comunicar protocolos de emergencia (incendio, sismo, simulacros de evacuación). - Coordinar horarios de trabajo híbrido/presencial. Perfil - Experiencia previa en administración de oficinas, coordinación de instalaciones o asistencia ejecutiva. - Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas. - Buenas habilidades de comunicación e interpersonales. - Persona confiable, detallista y proactiva. - Capacidad para trabajar de forma autónoma y con múltiples prioridades. - Dominio de herramientas de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word). - Experiencia en gestión de proveedores es una ventaja. ¿Por qué unirte a nosotros? Trabajarás en un entorno dinámico y colaborativo en el sector de consultoría, con la oportunidad de liderar procesos clave y mejorar la eficiencia de la oficina. Tu trabajo tendrá un impacto directo en el bienestar de los empleados. Lo que ofrecemos - Cultura de trabajo internacional y colaborativa. - Rol diverso y en constante evolución, ideal para alguien con ganas de desarrollarse en varias áreas administrativas y operativas. - Posibilidad de teletrabajo (a definir según la misión y las necesidades). Show more Show less