Tecnico/a Administrativo/a, Adquisiciones y Logistica Fecha límite de recepción de solicitudes: Miercoles , catorce (14) de mayo de 2025, 11:59 Pm (Hora Bogotá DC) Información Institucional El Servicio Mundial es el brazo humanitario y de desarrollo de la Federación Luterana Mundial (FLM/SM COL-VEN). Somos una organización internacional, basada en la Fe, ampliamente reconocida que trabaja en más de 20 países. En un mundo cada vez más complejo y fragmentado, nuestro trabajo busca unir a todas las personas en el esfuerzo conjunto de justicia, paz y reconciliación. Nuestro trabajo, acciones y operaciones se guían por un compromiso a los derechos humanos de cada individuo, sin importar su condición. Somos conocidos particularmente por nuestro trabajo humanitario oportuno, compasivo y profesional, y por nuestra presencia en terreno en áreas de difícil acceso. Nuestro trabajo está centrado en las personas y en la comunidad. Principalmente, trabajamos con personas en condición de vulnerabilidad para reclamar y defender sus derechos, nos involucramos de manera proactiva con el gobierno local y las estructuras comunitarias. Para más información global favor de visitar: www.lutheranworld.org/WorldService Servicio Mundial hace presencia en Colombia desde el año 2002 por medio del Programa Colombia y actualmente implementa la Estrategia de País “Vida Digna, Paz y Territorio” (2019-2024), enfocando en 3 áreas estratégicas: 1. Medios de Vida y Justicia Climática, 2. Servicios Humanitarios de Calidad, y 3. Protección y Cohesión Social. Nuestros socios en Colombia incluyen organizaciones comunitarias, étnicas, campesinas y de mujeres, nuestros aliados incluyen miembros de la Alianza ACT, del Foro de Organizaciones Humanitarias Internacionales en Colombia y nos apoyan donantes como la Comisión Europea, ECHO, y agencias de las Naciones Unidas, entre otros. También trabajamos de la mano con Iglesias Luteranas de la región y sus agencias relacionadas de Norte América y Europa. Para más información del Programa Colombia favor de visitar: http://colombia.lutheranworld.org Descripción del área a la cual se circunscribe el cargo El cargo se suscribe al Área Operaciones de la FLM/SM COL-VEN, que cuenta con el liderazgo de la Gerencia de Operaciones. El cargo está bajo la supervisión directa de la Oficial de Logistica y Aquisiciones y mantendrá una estrecha coordinación con el equipo programático y administrativo de la FLM/SM COL-VEN Coordina su trabajo con: Equipo de programas y operaciones Lideres de Terreno Auxiliares Administrativos, Adquisiciones y logistica Personal administrativo, financiero y programático de la FLM/SM COL VEN Técnicos y profesionales logísticos Equipo de Gerencia Ubicación Con sede en la oficina de Bogotá D.C., no obstante, se deberá tener disponibilidad para viajar a los departamentos donde tiene trabajo la FLM/SM COL VEN, en el pais o fuera de este y donde se requiera llevar a cabo las funciones inherentes a su cargo. Objetivo del cargo Responsable por la planificación, ejecución y coordinación eficaz y eficiente del funcionamiento operativo de la Oficina Bogotá y el acompañamiento a todos los procesos logísticos, administrativos, de adquisiciones, de personal y seguridad, de la FLM/SM COL-VEN. Apoyar los procesos de adquisiciones y logística enmarcados en el proyecto ECHO-logistica para cumplir con los plazos establecidos y los estándares de calidad de la FLM y el donante. Descripción de las actividades: GESTIÓN ADMINISTRACIÓN Liderar la coordinación del personal de servicios generales, mensajería etc. y responsable por la elaboración de contratos de suministro, de servicios, de mantenimiento etc. según sea el caso Responsable por la compra de insumos, materiales, equipos y muebles de acuerdo con los requerimientos de compra exigidos y los estándares de transparencia y control interno, acordes con el manual de adquisiciones y manual de logistica. Responsable de la toma de inventarios físicos de la oficina de Bogotá y suministrar a Adquisiciones y logistica para su consolidación. Organizar y mantener los archivos electrónicos y físicos al día. Responsable de custodiar y salvaguardar los archivos físicos y electrónicos de la información Administrativa, de logistica y Adquisiciones. Garantizar la disponibilidad de todos los documentos de apoyo para fines de auditoría y revisión del area administrativa, adquisiciones y logistica. Responsable de los equipos, visibilidad y elementos de trabajo que deben entregarse a los equipos de proyecto para desarrollar las actividades a su cargo y garantizar los soportes de las mismas, entre otros convenios de comodato, EPP, etc. Responsable de apoyar la elaboración de documentos para tramite de visas, cartas y documentos requeridos para los tramites de personal expatriado y sus familias en la FLM/SM COL-VEN, al igual que el apoyo en su instalación (Vivienda, transporte, adquisición de activos fijos, y aquellos que se requieran). Responsable de garantizar el mantenimiento general de la oficina y casa de representante. Responsable del mantenimiento de los vehículos de la FLM/SM COL-VEN Bogotá. Control de combustible y seguimiento al pago de polizas e impuestos de los vehículos Responder por un buen manejo de dineros en efectivo para los anticipos de viaje de las actividades. Realizar las rendiciones de viaje con el lleno de los requisitos del donante y de los procedimientos administrativos de la FLM. Velar por el buen cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que le correspondan, dentro del desarrollo de sus actividades en el marco del proyecto particular y de las políticas de la FLM. Apoyar el manejo del Talento Humano de la oficina de Bogota. Responsable de hacer seguimiento a los pagos de servicios públicos de la oficina FLM/SM COL-VEN Bogotá, casa representante país y proveedores de Bogotá. SUMINISTROS, ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA Apoyar la realización y logística de las actividades y eventos de los proyectos y de la FLM, incluidas las actividades de bienestar de la oficina de Bogota Responsable del cumplimiento de los procesos de adquisiciones de bienes, servicios y del plan de adquisiciones en Bogotá. Solicitar las especificaciones técnicas para los bienes y servicios requeridos, hacer estudios de mercado, preparar las invitaciones a cotizar, recolectar las cotizaciones, sistematizar, gestionar las propuestas recibidas, y preparar comunicaciones a los proveedores, elaborar las órdenes de compra, recolectar los documentos legales del proveedor, preparar solicitudes de contrato y recaudar las firmas correspondientes. Apoyar la actualización de la base de datos de los mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, con información suficiente para calificar los servicios y oportunidades de mejora en los contratos con los prestadores de servicio de la oficina de Bogota. Responsable de la logística y coordinación de los eventos, sus presupuestos, reuniones internas y externas con el equipo de trabajo, socios, comunidad u otras organizaciones. Responsable de la recepción de facturas, registro y direccionamiento a tesorería para gestión de pago, al igual que el buen manejo del correo [email protected]. Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM y de los donantes Responsable del proceso de tiquetes en la FLM/SM COL-VEN (Emisión, adquisición, seguimiento de pago, control y registro en la matriz). RESPONSABILIDADES GENERALES Asegurar la implementación eficaz de la política de seguridad de la FLM y velar por la implementación de los Códigos de Conducta y demás políticas institucionales de la FLM en el marco del proyecto Cumplir estrictamente con los procedimientos, manuales, políticas de la FLM/SM-CO. Responder por un buen manejo de dineros en efectivo para los anticipos de viaje de las actividades. Realizar las rendiciones de viaje con el lleno de los requisitos del donante y de los procedimientos administrativos de la FLM. Velar por el buen cumplimiento de los procedimientos administrativos y de control que le correspondan, dentro del desarrollo de sus actividades en el marco del proyecto particular y de las políticas de la FLM. Cumplir los procedimientos, manuales, políticas de la FLM incluyendo los Códigos de Conducta, Política de seguridad y Protección, Manual de seguridad, Protección a la niñez y demás que la FLM determine. La FLM tiene tolerancia cero hacia la explotación y los abusos sexuales, y todo el personal tiene el deber de cumplir y promover la Política de Protección contra la Explotación y Abuso Sexual (PEAS) de la FLM; en el desarrollo de todas las actividades y funciones del cargo. Requisitos Profesionales Nivel de Educación Se requiere un técnico, tecnólogo o estudiante de pregrado en el área de logística, ciencias económicas, administrativas o áreas afines Experiencia Laboral Experiencia mínima de al menos un año (1) año en funciones administrativas y/o en logística. Deseable experiencia demostrable en el trabajo de fortalecimiento comunitario y organizativo. Deseable experiencia en organizaciones internacionales y similares. Idiomas y ofimática Excelente manejo del castellano, escritura, lectura y conversación ya sea como lengua materna o de probada fluidez avanzada. Se requiere nivel muy bueno de redacción y ortografía Indispensable el buen manejo de la hoja electrónica, procesador de palabras e internet Deseable saber conducir y tener licencia de conducción de vehículos vigente Otros conocimientos y competencias requeridas Conocimientos: Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país. Específicamente es indispensable conocimiento sobre migración, el conflicto armado, construcción de paz, defensa de los derechos humanos, género, enfoque diferencial, atención psicosocial y enfoque basado en derechos. Conocimientos de mecanismos internacionales de derechos humanos y migración, así como género y etnia. Capacidad de comunicar mensajes complejos de manera accesible. Buenas capacidades conceptuales y analíticas. Capacidad de manejar los tiempos y responsabilidades del cargo, y poder dar respuesta adecuada bajo condiciones de presión. Excelente manejo de hoja electrónica (Excel), procesadores de palabra (Word), entre otras herramientas del paquete Office, internet y software contable. Competencias Funcionales: Compromiso personal con el trabajo humanitario y la construcción de un país incluyente. Capacidad para trabajar con iniciativa y de manera proactiva. Capacidad de trabajo en equipo y bajo condiciones de presión. Conocimientos sobre enfoques diferenciales (ciclo vital, género, discapacidad) y el enfoque de Acción si Daño. Conocimiento sobre derechos de los migrantes y normas relacionadas. Habilidades sociales y comunicativas que faciliten la sinergia del trabajo en equipo. Capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos. Conocimientos sobre el contexto sociopolítico de la región, Derechos Humanos, Derecho Internacional Humanitario y Proyecto Esfera, Derechos de Refugiados, Ley 1448/2011, rutas de asistencia a víctimas y capacidad para generar alianzas con otras organizaciones y actores estratégicos. Competencias Corporativas: Conocimiento del contexto político, social, económico y cultural del país Compromiso personal con el trabajo humanitario, de desarrollo y la construcción de un país incluyente. Capacidad en la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres y mujeres en sus distintos ciclos de edad. Capacidad para cumplir y promover la Política sobre "Cero Tolerancia contra la discriminación y violencia contra las mujeres y las niñas" en el desarrollo de las acciones de la FLM en el territorio. Capacidad para la incorporación del enfoque de igualdad de género en las acciones del componente, promoviendo la participación equitativa y la respuesta a necesidades específicas de hombres, mujeres y población LGTBIQ+, en sus distintos ciclos de edad Tipo de Vinculación Contrato laboral con todas las prestaciones a término fijo y renovable al término del proyecto. salario Según calificación, de acuerdo a la escala salarial de la FLM – Programa Colombia Venezuela Características de la aplicación Aplicar en el link de la convocatoria: CP 022 2025_ Tecnico Administrativo, Adquisiciones y Logistica Incluye: Carta de motivación (máxima una página) que debe ser enfocada en los criterios de puesto, expresar ampliamente la motivación por la consultoría basada en cualificaciones y ser complementaria a la hoja de vida. Hoja de vida actualizada, que incluye contactos supervisores inmediatos, máximo de tres páginas con tres (3) referencias laborales y dos (2) personales recientes. Enviar en archivos separados y formato PDF. Nombrar los archivos así: primero nombre, luego apellido y el contenido. Ej.: ANA MARIA PEREZ CORREA_ (HV o CM). Nota importante: Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que sean enviadas dentro del límite indicado. #J-18808-Ljbffr