Requisitos: Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de Empresas, Comunicaciones o áreas relacionadas - Experiência 3 años o más como Asistente Ejecutivo o rol similar - Excelentes destrezas de comunicación, servicio al cliente, capacitado para atender todo tipo de público manteniendo una buena actitud - Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz - Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados - Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario - Atento al detalle, capacitado para seguir instrucciones, con proactividad e iniciativa - Dispuesto a trabajar bajo presión, manejar múltiples tareas simultáneamente - Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo, priorizar y de trabajar en un entorno dinámico y activo - Asegurarse de que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz - Excelentes destrezas de organización y manejo de tiempo, llevar agenda es un requisito - Leer e interpretar información efectivamente - Anticiparse a las necesidades y expectativas del personal - Capaz de manejar información confidencial, financiera y sensible - Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones - Dominio de los programas Microsoft Office, Quickbooks, Project Management entre otros - Visa para viajar a los Estados Unidos - Flexibilidad para viajar en cualquier momento - Bilingüe Actividades a realizar: Responsable de cumplir con las políticas y procedimientos establecidos - Maneja información confidencial y sensible con máxima discreción - Canaliza llamadas a los departamentos correspondientes, correos, correspondencia y comunicados - Administra el calendario del ejecutivo y coordina sus reuniones y citas - Canaliza las llamadas entrantes relacionado a los inquilinos de las propiedades de la empresa. - Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa - Planificar reuniones y escribir actas / minutas detalladas - Mantiene los archivos digitales categorizados y organizados, respectivamente - Es pieza clave en la planificación y coordinación de eventos, actividades, reuniones y viajes de negocios y la logística de estos - Coordina viajes del Presidente y/o cualquier empleado de la empresa incluyendo viáticos, Estadías, renta de auto, hoteles y cualquier otro - Coordina los eventos de la empresa, eventos externos o actividades internas con los Empleados - Prepara y asiste en la documentación para cualquier licitación o subasta que el equipo de Ventas quiera presentar. - Asiste en procesos de Contabilidad - Envío de facturas a clientes para proceso de pago - Cobro de Facturas a clientes - Registro de Facturas de Suplidores - Registros de pagos de Suplidores - Renovación de permisos y documentos de la oficina y empresa - Preparar y conciliar los informes de gastos - Back up en el proceso de levante de mercancía en Suri - Reconciliar facturas e identificar discrepancias - Reconciliaciones bancarias - Proceso de RMA - Orienta a clientes y ayuda a otros miembros del personal en la recopilación de datos para sus Investigaciones y prepara informes para el equipo ejecutivo - Completa documentos, solicitudes y formularios según solicitados - Prepara presentaciones, redacta y transcribe documentos y correspondencia - Prepara y asiste en envíos de UPS, Island Wide, Prime y cualquier otro que se añada a la lista en un futuro. - Realiza solicitudes de suministros para la oficina, el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina. - Realiza todas estas tareas, entre otras asignadas por su gerente y el Presidente de la empresa. - Disponibilidad para trabajar horas extra según sea notificado. - Ofrecemos: Salario: 2.500.000 - 3.000.000 COP + Prestaciones sociales CONDICIONES DEL EMPLEO Jornada laboral:Tiempo Completo Tipo de empleo:Trabajo Fijo Salario:COP 2,500,000.00 - 3,000,000.00 Mensual Cantidad de vacantes:1 REQUERIMIENTOS Experiência Mínima:No especificado Sexo:Indistinto