**TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE** **ADMINISTRACIÓN** **EDIFICIO OGA 648 PROPIEDAD HORIZONTAL** **NIT: 901.542.594-1** El Edificio OGA 648 P.H., denominado en adelante como la **COPROPIEDAD**, domiciliado entre la Carrera 7 # 48A - 44 y la Carrera 6 # 48A - 47 de Bogotá, siguiendo las disposiciones internas de contratación, está interesado en recibir propuestas de personas naturales o jurídicas habilitadas legalmente, domiciliadas en Bogotá, para contratar la prestación del servicio de Administración y contabilidad de la **COPROPIEDAD**. **1. Información de la Copropiedad** La Copropiedad se encuentra ubicada entre la Carrera 7 # 48A - 44 y la Carrera 6 # 48A - 47 de Bogotá, localidad de Chapinero. Sus instalaciones están distribuidas en una (1) torre de veinte (20) pisos con completas zonas comunes y un total de 137 viviendas. Además de la población residente en la Copropiedad, se cuenta con población flotante compuesta por personal de servicio de las unidades privadas, prestadores de servicio del conjunto, visitantes, etc. **2. Descripción de la Necesidad** La Copropiedad está interesada en recibir propuestas de personas naturales o jurídicas, habilitadas legalmente para prestar los servicios profesionales de Administración y Contabilidad en propiedad horizontal, mediante la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios, bajo la legislación y normas vigentes que regulan el Régimen de Propiedad Horizontal, para ser responsable de la personería jurídica, así como las actividades necesarias de orden legal, operativo, contable, financiera, tributario, contractual y demás necesarias, para la permanencia de la persona jurídica, la protección de los bienes de la Copropiedad y el suministro de los servicios para el funcionamiento normal, correcto y oportuno de la misma. - Administración de zonas comunes - Preferiblemente contar con Sistema de gestión de la calidad - Preferiblemente contar con certificación ISO 9001:2015 o en proceso de certificación - Plan de gestión de cobranzas - Gestión, manejo y control de comunicaciones y uso de redes sociales. - Optimizar herramientas tecnológicas de la Copropiedad - Gestión de PQR de residentes (propietarios y/o arrendatarios) y proveedores - Mantener actualizada la información de propietarios, residentes, arrendatarios, vehículos, mascotas y en general los datos necesarios para el correcto funcionamiento de la Copropiedad. - Mantener en óptimas condiciones los controles de acceso de la Copropiedad, buen manejo en ingresos peatonal y vehicular, control de visitantes, maestros de obra, domiciliarios, etc. - Seguimiento y cumplimiento de políticas NIIF - Seguimiento y cumplimiento y actualización permanente de la política de Habeas Data - Seguimiento y cumplimiento Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. - Control y seguimientos, así como observancia a la implementación Sistema de Control de Riesgo y revisión red contra incendios. - Actividades de seguimiento, control, verificación y cumplimiento de los contratos vigentes que tenga la Copropiedad (tales como los de vigilancia y aseo), así como control de pólizas y respectiva radicación de siniestros en casos de incumplimiento. - La Copropiedad no asumirá gastos de traslados. El proponente debe tener claridad que el servicio es 100% en la dirección del conjunto. - Propuesta de horario de atención al conjunto, con flexibilidad horaria, sin exceder las horas semanales de trabajo - Entrega periódica de informes financieros, informes de proyectos, PQRS, mejoras, plan de mantenimientos - Las demás actividades que le asigne la normatividad vigente **3. Duración Estimada** El tiempo estimado de duración del contrato será de doce (12) meses aproximadamente, desde la finalización del presente proceso de selección del proveedor del servicio. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 38 de la ley 675 del 2001 **4. Alcance del objeto de la convocatoria** Se requiere conocer las propuestas para la Administración de la COPROPIEDAD, que detalle los servicios profesionales ofertados, dentro de los siguientes parámetros básicos: **a. **Prestación bajo autonomía administrativa según las condiciones reglamentarias y contractuales de todas aquellas actividades que sean necesarias y suficientes para la óptima prestación de los servicios inherentes a la administración y contabilidad del conjunto, bajo la legislación vigente y las normas que regulan el Régimen de Propiedad Horizontal, así como el Reglamento de Propiedad Horizontal y demás disposiciones internas, haciendo énfasis en la aplicación del manual de convivencia. **b. **Las obligaciones generales de los servicios propuestos, las cuales serán consignadas en un contrato de prestación de servicios profesionales en calidad de obligaciones y serán de estricto cumplimiento acorde con la legislación y normativa vigente, reglamentos