**COD: POL Y PROC** **GESTION RECURSOS FECHA DE VIGENCIA** **PERFIL DE CARGOS Y FUNCIONES** **VERSIÓN: PAG** **13** **FECHA (DD/MM/AAAA)** **CENTRO OPERACIÓN**001 MEDELLIN **INFORMACION DEL CARGO** **TITULO DEL CARGO**AUXILIAR CONTABLE **PROCESO**GESTION PEDIDOS-CARTERA-CONTABLE **OBJETIVO CARGO**RESPONDER POR EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PROCESO DE GESTION PEDIDOS (CARTERA-FACTURACION -CONTABLE)), CONTROLANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LOS MANUALES DE LA COMPAÑIA Y REQUISITOS LEGALES VIGENTES CON EL FIN DE OPTIMIZAR EL MANEJO DE LOS RECURSOS **REPORTA A**DIRECCION CONTABLE/GERENCIA GENERAL **AUTORIDAD**NO APLICA **REQUERIMIENTOS DEL CARGO** **RANGO EDAD OPTIMO**IGUAL O SUPERIOR A 24 AÑOS **EDUCACION BASICA** PRIMARIA PROFESIONAL BACHILLERATO **X** TECNICO (4SEM) TECNOLOGICO (6SEM) **EDUCACION OPTIMA**TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS O AREAS AFINES **FORMACION OPTIMA**CONOCIMIENTO: - NORMA ISO 9001:2015 - MANEJO DE CARTERA Y TESORERIA - MANEJO DE SISTEMA OFFICE (WORD, POWER POINT, EXCEL)-NIVEL MEDIO **EXPERIENCIA OPTIMA**2 AÑOS EN AREAS DE CARTERA O COBRO **ROLES, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO** **GESTION PEDIDOS** RESPONDER POR LA GESTION EFICAZ DEL PROCESO DE "GESTION DE PEDIDOS", SEGÚN LAS POLITICAS DE MANUALES DE LA COMPAÑÍA. RESPONDER POR EJECUTAR Y CONTROLAR EFICAMENTEZ EL PROCESO DE GESTION DE PEDIDO - APROBACION PEDIDOS, VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE REQUISTOS: - GESTION COBRO CARTERA - ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE - ESTUDIO DE CREDITO CLIENTES - ACTUALIZACION BASE DE DATOS - CLIRCULARIZACION CUENTAS POR COBRAR - MANEJO ARCHIVO DOCUMENTAL FACTURAS, PAGARES, ETC - DOCUMENTOS MANEJO CLIENTES JURIDICOS/PREJURIDICOS CUMPLIENDO LOS REQUISITOS DOCUMENTALES ESTABLECIDOS EN LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS -CALIDAD TALES COMO: ORDENES DE COMPRA ,DOCUMENTOS DE CREDITO, FORMATO PROTECCCION DE DATOS, PAGARE, Y DEMAS, ENTRE OTROS, ASUMIENDO LOS PERJUICIOS/VALORES EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS RESPONDER POR EJECUTAR Y CONTROLAR EFICAMENTEZ EL PROCESO DE GESTION DE PEDIDO - FACTURACION, VERIFICANDO EL CUMPLIMIENTO DE REQUISTOS: - FACTURACION - NOTAS DEBITO - NOTAS CREDITO - ELABORACION RECIBOS DE CAJA - TRASLADOS DE MERCANCIA CUMPLIENDO LOS REQUISITOS DOCUMENTALES ESTABLECIDOS EN LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS -CALIDAD TALES COMO: CONSECUTIVO, ORDENES DE COMPRA, COMPRPBANTES DE EGRERO, FIRMA DEL CLIENTE E INTERNAS QUE CORRESPONDAN, VALIDEZ, ENTRE OTROS SEGÚN , ASUMIENDO LOS PERJUICIOS/VALORES EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS RESPONDER POR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE PRECIOS Y DESCUENTOS DE LA COMPAÑIA EN EL PROCESO DE PEDIDOS REQUISITOS DE NEGOCIACION APROBADOS EN LAS MATRICES DE PRECIOS O AUTORIZACIONES EMITIDAS POR LA GERENCIA Y LA CORRESPONDIENTE ORDEN DE COMPRA DE LA ENTIDAD RESPONDER INFORMAR INMEDIATAMENTE A LAS DEMAS REGIONALES/ASESORES EL ESTADO DE LOS PEDIDOS Y SU FACTURACION RESPONDER POR ACTUALIZAR DIARIAMENTE LOS MAESTROS DE PRECIOS MEDIANTE COMUNICACIÓNES A LOS ASESORES COMERCIALES RESPONDER POR LA VERAZ INFORMACION DE LOS CLIENTES VERIFICANDO EL CUMPLIMIENDO DE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LOS MANUALES DE LA COMPAÑÍA. CUMPLIR LA META DE INDICIADORES DE MEDICION DE RENDIMIENTO ESTABLECIDA PARA EL PROCESO TALES COMO: GESTION DE COBRO Y DEMAS ASIGNADAS AL AREA PROPONER ACCIONES DE PREVENTIVAS, MEJORA, Y CORRECTIVAS REQUISITOS DOCUMENTALES: CONSECUTIVO, FIRMA DEL CLIENTE E INTERNAS QUE CORRESPONDAN EN CADA DOCUMENTO, VALIDEZ, ENTRE OTROS, HACIENDO CUMPLIR LOS MANUALES DE LA COMPAÑÍA Y LOS PROVEDIMEIENTOS, ASUMIENDO LOS PERJUICIOS EN QUE LA EMPRESA INCURRA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS MISMOS HACER EL ESTUDIO DE CRÉDITO INCLUYENDO EL ANALISIS FINANCIERO PARA LA ASIGNAR LOS CUPOS, VERIFICANDO LA INFORMACION DE RESPALDO DE LOS CLIENTES, TENIENDO EN CUENTA LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑÍA APROBAR, ANALIZAR Y EVALUAR LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑÍA, EFECTUANDO REVISIÓN DE LOS ESTADOS DE CUENTA, ANTIGÜEDAD, HISTORIA PAGO, CUPOS ETC HACER MEDIANTE VISITAS PERSONALES OFICIOS Y/O LLAMADAS LAS CONCILIACIONES DE CARTERA CON LOS CLIENTES REALIZAR GESTIÓN DE COBRO PERMANENTE A LOS CLIENTES, EVIDENCIANDO SU GESTION EFECTIVA Y TRAZABILIDAD EN EL INFORMES MENSUAL MINIMIMANTE ENVIADO A LA GERENCIA "ACTA AUDITORIA G.PEDIDOS CARTERA G.COBROS LLAMADAS " RESPONDER POR LOS CHEQUES DEVUELTOS Y POSFECHADOS ENTREGADOS POR LOS CLIENTES RESPONDER POR TODOS LOS DOCUMENTOS QUE RESPALDEN LA CARTERA DE LOS CLIENTES, EVITANDO RIESGOS EN LA GESTIÓN DE COBRO COORDINAR CON LAS ASESORAS LA GESTION DE COBRO DE LA CARTERA VENCIDA MINIMO MENSUAL DEJANDO TRAZABILIDAD DE LA ACCION PARA EL ACTA GERENCIAL. RESPONDER POR ELABORAR Y VERIFICAR DIARIAMENTE TODOS LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO COMO; RECIBOS DE CAJA, NOTAS DÉBITO POR DEVOLUCIÓN DE CHEQUES, INTER