Descripción de la empresa SGS es Lider mundial en inspección, verificación, análisis y certificación. Esta considerada como la principal referente mundial en calidad e integridad. Contamos con mas de 94.000 empleados y con una red de mas de 2.600 oficinas y laboratorios por todo el mundo. Descripción del empleo - Asistir en el desarrollo de los programas y actividades del área. - Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. - Montar requerimientos en el sistema y hacer seguimiento de la aprobación de este y la emisión de la orden de compra por diferentes conceptos, tales como: pagos de servicios, alquileres, y otras asignaciones especiales. - Seguimiento al pago oportuno de servicios públicos, arriendos de las sedes asignadas, para evitar suspensiones de servicios y sobrecostos a la compañía. - Velar por el buen uso y cuidado de los activos fijos de la compañía, reportando cualquier deterioro o daño en los mismos para su respectivo mantenimiento. - Programar los mantenimientos preventivos y correctivos para los activos fijos de la compañía. - Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos en lo relacionado con reciclaje, reutilización, almacenamiento y/o reducción de residuos sólidos. - Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del programa de 5S por medio del programa de orden y aseo establecido por la compañía. - Realizar seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. - Llevar registro y control de los recursos financieros asignado al área. - Recibir y revisar las facturas de proveedores antes de circular a contabilidad, y entregarlas de acuerdo con el tiempo de cierre establecidos por la compañía. - Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos. - Brindar apoyo logístico en actividades especiales de los sectores de la compañía. - Hacer visitas periódicas a las sedes asignadas diligenciando el formato de Check list donde se reportan las novedades y se debe hacer el seguimiento de cada hallazgo. - Llevar y mantener actualizado archivo del área. - Atender e informar a las partes interesadas sobre los procesos a su cargo. - Elaborar solicitud de cotizaciones de los servicios administrativos que se requieran para toma de decisiones junto con su jefe inmediato. - Mantener informado al jefe inmediato sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. - Archivar y llevar el control de los documentos del área. - Solicitar y verificar los soportes demostrativos de los gastos realizados. - Gestionar procesos de legalización de anticipos a su nombre y de proveedores - Controlar y administrar los contratos con proveedores y subcontratistas. - Coordinar las compras, conforme los planes de inversión aprobados. - Llevar control diario de labores mediante la matriz de gestión de seguimiento del área - Apoyar los proyectos corporativos y velar por su eficiente implementación - Solicitar al jefe inmediato aprobación de requerimientos (según corresponda) - Apoyar en la elaboración de presupuestos de los proyectos. - Presentar oportunamente los informes que le sean solicitados. - Manejar el software especializado (cuando se requiera). - Presentar mensualmente informe de gestión administrativa a la gerencia administrativa - Velar porque el área de sistemas realice un Back-up de la información a su cargo. - Proporcionar la información requerida por parte de los proveedores sobre el estado del pago de sus facturas. - Actualizar tablas de distribución de gastos compartidos para las sedes - Gestionar de manera oportuna y eficiente los procesos asignados bajo su responsabilidad como: Pólizas, Comunicaciones, Gestión documental, Radicación de facturas, contratos de arriendo, Mensajería y correspondencia, viajes, recolección de escombros, servicios de seguridad y aseo las Pólizas, y gestión de activos. - Elaborar proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de arrendamientos y pago de alquileres, según corresponda. - Recibir y tramitar la solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, - Asegurar la participación en las auditorias tanto internas como externas. - Dar respuesta oportuna a todas las solicitudes e inquietudes por partes de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los diferentes procedimientos administrativos. - Reportar a su jefe inmediato cualquier situación que atente contra el código de integridad de SGS. - Las demás que le asigne su jefe inmediato. Funciones y Responsabilidades SST - Velar por el mantenimiento, resultados del sistema y la política SIG - Reportar dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana y los procedimientos internos, todo accidente de trabajo y ambiental que se presente a usted, a un tercero o al medio ambiente, al igual que peligros y aspectos no previstos, falencias en EPPs, condiciones de s